Independentemente do segmento da sua empresa, é essencial se preocupar com a ética e a conformidade com a lei, a fim de minimizar riscos e garantir a regularidade dos processos. 

Para isso, é importante adotar uma cultura de compliance, que envolve a implementação de políticas e procedimentos que garantem a promoção de comportamentos corretos e transparentes em todas as áreas da organização. 

Uma das boas práticas do compliance é o Know Your Supplier, ou KYS, que consiste em conhecer bem os fornecedores, verificando se estão de acordo com os regulamentos aplicáveis. 

Neste texto você entenderá o que é KYS e como a aplicação desse conceito colabora para a minimização de fraudes, a identificação de ameaças e a prevenção contra sanções legais que poderiam afetar a reputação do seu negócio. 

O que é KYS?

Know Your Supplier, que pode ser traduzido livremente para o português como “conheça o seu fornecedor”, é uma estratégia de compliance que tem como objetivo conhecer profundamente os fornecedores de uma empresa. 

Isso inclui verificar a maior quantidade possível de informações relevantes sobre o processo produtivo do parceiro em potencial, como: capacidade financeira, reputação, conformidade com a lei, potencial de segurança e outros.

Além disso, averiguar possíveis pendências com a Receita Federal, tribunais trabalhistas, órgãos ambientais e outras informações de domínio público é necessário para garantir a segurança e a confiabilidade nas negociações. 

Quando se trata de empresas do setor financeiro, a aplicação do KYS é ainda mais importante, uma vez que os riscos de danos legais, financeiros e de reputação podem ser significativos devido ao alto envolvimento de recursos monetários. 

Qual a importância do KYS? 

Conhecer o fornecedor é parte fundamental na gestão de um negócio. Avaliar a reputação e outros fatores que colaboram para uma tomada de decisão consciente é importante não só para promover a segurança dos processos, mas também aplicar uma estratégia assertiva. 

De acordo com o Índice de Percepção da Corrupção de 2022, produzido pela Transparência Internacional, o Brasil está entre os países mais corruptos do mundo, com uma pontuação de apenas 38, valor abaixo da média global aceitável. 

Essa realidade exige a adoção de medidas preventivas, como o uso de ferramentas e alternativas que garantam transparência e idoneidade nas relações comerciais. Até porque, manter a integridade nos processos não se resume apenas à questão judicial ou financeira, mas também à credibilidade da marca no mercado. 

Portanto, é crucial que as organizações busquem informações detalhadas e baseadas em dados sobre seus fornecedores para evitar situações de riscos, especialmente em um cenário tão desafiador como o que vivemos atualmente. 

Com a adoção de práticas éticas baseadas no KYS, é possível construir relacionamentos mais confiáveis e duradouros com clientes e parceiros. O que, consequentemente, fortalece a continuidade do negócio. 

💡 Confira: Análise de risco: entenda o que é e como usar 

Quais os benefícios do KYS?

Aplicar o Know Your Supplier traz inúmeros benefícios para as empresas, alguns exemplos são: 

• Maior conformidade legal: como vimos o KYS é uma boa prática do compliance, portanto, garante que a empresa esteja de acordo com as leis vigentes, evitando sanções e multas decorrentes de irregularidades;
• Minimização de riscos: a análise dos fornecedores permite que a organização identifique potenciais riscos e tome medidas para mitigá-los, evitando prejuízos financeiros e de reputação;
• Melhor gestão de suprimentos: conhecer os fornecedores é a melhor maneira de selecionar bons parceiros de negócios, assegurando produtos ou serviços de qualidade, além de reduzir custos e melhorar a eficiência dos processos;
• Proteção da imagem e reputação da empresa: ao evitar relações com fornecedores inidôneos, a marca protege sua imagem e reputação, evitando associações negativas com empresas mal vistas no mercado;
• Melhor relação com os clientes: a transparência nas transações comerciais fortalece não só a relação com os parceiros, mas também com os consumidores, pois gera confiança e fidelidade;
• Promoção da responsabilidade social: o KYS permite que a empresa selecione fornecedores que compartilham dos mesmos valores e compromissos com a responsabilidade social e ambiental, promovendo um impacto positivo na sociedade.

Quais os riscos do fornecedor?

Para entender como colocar o Know Your Supplier em prática, é importante conhecer alguns possíveis riscos do fornecedor. São eles:

• Riscos financeiros: diz respeito a falta de capacidade financeira para cumprir com as obrigações contratadas, problemas de fluxo de caixa ou até mesmo a possibilidade de falência;
• Riscos de qualidade: refere-se a entrega de produtos ou serviços que não atendem aos padrões estabelecidos, problemas com certificações e licenças necessárias, ou até mesmo a entrega de produtos falsificados;
• Riscos de reputação: são os envolvimentos em escândalos ou práticas antiéticas, histórico de problemas com outras empresas ou consumidores, ou até mesmo envolvimento em atividades ilegais;
• Riscos de conformidade: é a falta de cumprimento de leis e regulamentações, problemas ambientais, trabalhistas ou de proteção de dados;
• Riscos de continuidade: representa a possibilidade de atrasos na entrega ou interrupção no fornecimento, por problemas internos ou externos à empresa fornecedora;
• Riscos de segurança: é a falta de segurança na cadeia de suprimentos ou, até mesmo, a possibilidade de envolvimento em atividades terroristas ou criminosas. 

Com essas informações em mãos, as organizações precisam adotar ações de gerenciamento para minimizar os riscos. 

Como aplicar o KYS?

Para aplicar a estratégia de Know Your Supplier, existem 3 principais passos a serem seguidos. São eles:

1. Construa um processo bem estruturado

A primeira coisa a se fazer para implementar o KYS é estabelecer um processo claro e bem definido para a qualificação de fornecedores. 

Isso significa definir critérios objetivos que precisam ser avaliados em relação a cada potencial fornecedor. Lembrando que a política adotada deve estar de acordo com a normas da LGPD, que estabelece diretrizes importantes e obrigatórias para a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais.

Assim, a empresa pode garantir a continuidade da avaliação independemente de mudanças em sua equipe. Isso traz segurança de que os mesmos critérios serão aplicados ao longo do tempo e que a empresa não estará sujeita a vulnerabilidades decorrentes de mudanças.

2. Tenha uma equipe especializada

Para garantir uma efetiva implementação do Know Your Supplier, é essencial que a organização defina uma equipe especializada e responsável por essa prática. 

Os profissionais selecionados devem estar aptos a identificar as diretrizes mais importantes para a empresa e monitorar periodicamente as contratações, a fim de assegurar que as negociações estejam alinhadas com os valores e objetivos da empresa.

Dessa forma, é possível manter uma linha de raciocínio consistente ao longo do tempo.

3. Conte com a tecnologia

Por fim, é importante se manter atualizado sobre as ferramentas e soluções disponíveis no mercado que possam automatizar as tarefas operacionais. Isso permite que os colaboradores envolvidos possam se concentrar em questões mais estratégicas e relevantes.

Uma vez que a implementação do KYS envolve a análise de um grande volume de dados dos fornecedores, contar com soluções modernas e eficientes pode ajudar a armazenar e monitorar todas as interações com as partes.

💡 Leia mais: IoT e 5G: como novas tecnologias auxiliam a prevenção à fraude

KYS e sistemas antifraude

No quesito tecnologia, a adoção de sistemas antifraude pode ser uma maneira de facilitar a implementação do KYS, já que um dos principais objetivos dessa prática é justamente a prevenção de fraudes. 

Esses sistemas utilizam diversas tecnologias e mecanismos eficientes para garantir a integridade das informações e transações comerciais. 

Um exemplo é a biometria de voz, que pode ser utilizada para verificar a identidade de um fornecedor através da análise de sua voz. Essa autenticação é baseada em características físicas únicas da voz de um indivíduo. 

Neste texto você entendeu o que é KYS e como essa estratégia pode ajudar a sua empresa a manter operações seguras e em conformidade com as leis vigentes. Se você chegou até aqui e deseja se aprofundar nas medidas de compliance, confira o artigo: